W praktyce największe wątpliwości budzi szkolenie wstępne BHP: pracodawca musi je zapewnić przed dopuszczeniem do pracy, a jego skład obejmuje zarówno instruktaż ogólny, jak i instruktaż stanowiskowy. Instruktaż ogólny z podstawowymi przepisami BHP może być realizowany zdalnie, np. w wideokonferencji, natomiast instruktaż stanowiskowy co do zasady wymaga obecności na miejscu pracy, z wyjątkiem pracowników zdalnych na stanowiskach administracyjno-biurowych. Najczytelniej oddzielić część zdalną (ogólną) od stacjonarnej (stanowiskowej).
Szkolenie wstępne BHP online: kiedy instruktaż ogólny może być zdalny, a kiedy obowiązkowo stacjonarny
Szkolenie wstępne bhp online jest obowiązkowe przed dopuszczeniem pracownika do pracy i składa się z dwóch części: instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego. Różnią się one zakresem, dlatego inaczej wygląda też dopuszczalność formy zdalnej.
Instruktaż ogólny obejmuje podstawowe przepisy i zasady BHP. Co do zasady bywa realizowany stacjonarnie, ale może być prowadzony zdalnie (np. jako wideokonferencja) dla pracowników administracyjno-biurowych zatrudnionych w trybie pracy zdalnej. Poza tym wyjątkiem realizacja instruktażu ogólnego online jest ograniczona.
Instruktaż stanowiskowy dotyczy zagrożeń i czynników środowiska pracy na konkretnym stanowisku. Z tego powodu instruktażu stanowiskowego nie przeprowadza się zdalnie — musi odbyć się na miejscu pracy. Na miejscu prowadzący objaśnia procesy pracy i może przeprowadzić próbne wykonanie pracy, aby pracownik zapoznał się z warunkami oraz metodami ochrony właściwymi dla danego stanowiska.
W praktyce oznacza to, że przy pytaniu o szkolenie wstępne BHP „online” należy rozdzielić dwie części: zdalnie (w przewidzianym wyjątku) realizuje się instruktaż ogólny, a instruktaż stanowiskowy co do zasady wymaga obecności na stanowisku.
Instruktaż ogólny zdalnie – warunki i typowe formy realizacji
W ramach szkolenia wstępnego BHP instruktaż ogólny obejmuje podstawowe przepisy i zasady BHP obowiązujące w całym zakładzie oraz zasady udzielania pierwszej pomocy. Instruktaż ogólny może być realizowany zdalnie, w tym w formie wideokonferencji, co jest obecnie uznawane za zgodne z wymaganiami prawa pracy (zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).
Przy zdalnej realizacji instruktażu ogólnego część teoretyczna jest przekazywana na kanale online: uczestnicy otrzymują treści, mają możliwość kontaktu z prowadzącym oraz weryfikacji, że przyswoili materiał.
- Wideokonferencja z prowadzącym — pozwala prowadzić instruktaż ogólny „na żywo”, z możliwością zadawania pytań i wyjaśniania treści; w praktyce wykorzystywane są narzędzia typu Skype lub Teams.
- Udostępnienie materiałów szkoleniowych — uczestnik powinien mieć dostęp do treści obejmujących podstawowe zasady BHP oraz zagadnienia dotyczące pierwszej pomocy (np. materiałów przekazanych przez organizatora).
- Weryfikacja wiedzy po instruktażu — po ukończeniu instruktażu wykonuje się sprawdzian; w wariancie zdalnym może to być test online przeprowadzony przez organizatora.
- Konsultacje i odpowiedzi na pytania — w części zdalnej prowadzący powinien umożliwić uczestnikom zadawanie pytań.
- Trzymanie się zakresu instruktażu ogólnego — w formule online koncentruje się na treściach ogólnych (podstawowe przepisy BHP i zasady pierwszej pomocy), bez wchodzenia w szczegółowe wątki właściwe dla instruktażu stanowiskowego.
Materiały szkoleniowe, potwierdzenie obecności/uczestnictwa i weryfikacja wiedzy
W zdalnej części szkolenia wstępnego BHP potwierdzenie uczestnictwa i weryfikacja wiedzy nie opierają się na „samym zaufaniu”, tylko na elementach przewidzianych w procesie szkoleniowym. Zwykle obejmują one: udostępnienie materiałów e-learningowych, egzamin lub test online zamykający kurs oraz uzyskanie potwierdzenia ukończenia (w formie elektronicznej albo papierowej).
- Materiały szkoleniowe w e-learningu — platforma udostępnia treści, do których uczestnik ma dostęp w dowolnym czasie.
- Egzamin lub test weryfikujący wiedzę — po przejściu materiałów uczestnik przystępuje do egzaminu/testu, który odbywa się na platformie w trybie online.
- Ocena i zaliczenie jako część weryfikacji — sprawdzian/test jest elementem wymaganym do oceny wiedzy i może być realizowany również online.
- Potwierdzenie ukończenia szkolenia — po pozytywnym zaliczeniu uczestnik otrzymuje zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia BHP, w formie elektronicznej lub papierowej.
- Dodatkowe ślady potwierdzenia przy pracy zdalnej — w praktyce w przypadku pracy zdalnej mogą pojawić się też inne formy potwierdzeń, np. podpis elektroniczny lub potwierdzenie mailowe.
Instruktaż stanowiskowy – dlaczego zwykle musi odbyć się na miejscu oraz kiedy dopuszcza się odstępstwa
Instruktaż stanowiskowy to druga część szkolenia wstępnego BHP, która dotyczy zagrożeń oraz czynników środowiska pracy właściwych dla konkretnego stanowiska, a także metod ochrony stosowanych w tym miejscu. Z tego powodu co do zasady powinien być realizowany bezpośrednio na stanowisku pracy, aby prowadzący mógł odnieść przekaz do realiów wykonywanych zadań oraz otoczenia stanowiska.
Obecność na miejscu jest szczególnie istotna wtedy, gdy trzeba omówić elementy trudne do zastąpienia ekranem: jak przebiegają czynności w środowisku pracy, z jakimi czynnikami pracownik realnie będzie się stykał oraz jak wdraża się środki ochrony w praktyce. Dlatego instruktaż stanowiskowy jest w największym stopniu zależny od konkretnego stanowiska i jego warunków.
Odstępstwo od zasady stacjonarności dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, którzy wykonują całość pracy zdalnie. W takim przypadku dopuszczalne jest przeprowadzenie całego szkolenia wstępnego BHP, w tym instruktażu stanowiskowego, zdalnie — jako wyjątek przewidziany w przepisach (art. 6731 § 2 Kodeksu pracy). Warunkiem organizacyjnym jest uwzględnienie specyfiki pracy zdalnej oraz zapewnienie realnego kontaktu pracownika z prowadzącym szkolenie.
Za wyjątkiem opisanym wyżej, dla stanowisk robotniczych instruktaż stanowiskowy nie może być realizowany zdalnie. Jeśli stanowisko wiąże się z wykonywaniem pracy w sposób stacjonarny i z konkretnymi warunkami na terenie zakładu, obecność na miejscu jest konieczna do prawidłowego omówienia czynników środowiska pracy i metod ochrony.
Praktyczna ocena trybu zdalnego sprowadza się do dwóch przesłanek: czy pracownik wykonuje pracę w całości zdalnie oraz czy chodzi o stanowisko administracyjno-biurowe. W pozostałych przypadkach instruktaż stanowiskowy trzeba przeprowadzić na miejscu pracy.
Planowanie trybu hybrydowego i dokumentacja szkolenia wstępnego BHP
Tryb hybrydowy przy szkoleniu wstępnym BHP sprawdza się wtedy, gdy da się połączyć zdalnie realizowany instruktaż ogólny z stacjonarnym instruktażem stanowiskowym. W modelu hybrydowym szkolenie powinno obejmować obie części, a dokumentacja ma jednoznacznie pokazać, że każda z nich faktycznie została zrealizowana.
| Element szkolenia | Typowa forma w modelu hybrydowym | Co ma zostać potwierdzone w dokumentacji |
|---|---|---|
| Instruktaż ogólny (część „teoretyczna”) | Online (zdalnie) | Udział pracownika w zdalnej części szkolenia oraz jej zrealizowanie zgodnie z przyjętym trybem |
| Instruktaż stanowiskowy (praktyka) | Stacjonarnie na stanowisku / w miejscu pracy | Odbycie instruktażu stanowiskowego w miejscu pracy i powiązanie z konkretnym stanowiskiem |
| Weryfikacja wiedzy po szkoleniu | Zgodnie z przyjętą procedurą | Wyniki testów lub certyfikaty jako dowód weryfikacji odbycia i opanowania wymaganych treści |
Po stronie pracodawcy szkolenie powinno zostać zrealizowane i dało się je udokumentować. W praktyce porządkuje się to zestawem dokumentów, które wspólnie potwierdzają kompletność szkolenia w trybie hybrydowym.
- Karta szkolenia wstępnego – spina ogólnie cały przebieg szkolenia (ogólny + stanowiskowy) i ułatwia odtworzenie, jaki tryb zastosowano.
- Protokół / potwierdzenie udziału – pozwala rozdzielić potwierdzenie dla części zdalnej (instruktaż ogólny) oraz dla części stacjonarnej (instruktaż stanowiskowy).
- Wyniki testów / certyfikaty – dokumentują weryfikację wiedzy, czyli domknięcie szkolenia po realizacji jego części.
- Spójność danych – dokumenty powinny jednoznacznie identyfikować pracownika i odpowiadać przyjętej organizacji (zdalna część przed rozpoczęciem pracy oraz część stanowiskowa w miejscu pracy).
| Dokument | Na co odpowiada | Dlaczego jest istotny w trybie hybrydowym |
|---|---|---|
| Karta szkolenia wstępnego | Całościowe potwierdzenie szkolenia w ramach szkolenia wstępnego BHP | Ułatwia wykazanie, że szkolenie obejmowało zarówno instruktaż ogólny, jak i stanowiskowy |
| Protokół / potwierdzenie udziału | Potwierdzenie uczestnictwa i realizacji poszczególnych części | Umożliwia pokazanie, że część online oraz stacjonarna zostały przeprowadzone w odpowiedniej formie |
| Wyniki testów / certyfikaty | Dowód weryfikacji wiedzy po szkoleniu | Wskazują, że szkolenie zostało „domknięte” po stronie weryfikacji, a nie tylko zrealizowane organizacyjnie |
Błędy, których unikać przy szkoleniach BHP online (organizacja, egzaminy, dokumenty i zgodność z przepisami)
Najczęstsze problemy przy szkoleniach BHP online pojawiają się wtedy, gdy proces jest „technicznie zrealizowany”, ale brakuje elementów pozwalających potwierdzić odbycie szkolenia oraz wyniki weryfikacji wiedzy przewidzianej w procedurze. Traktuj szkolenie jak kompletny proces: zrealizowane elementy i ich dokumentacja muszą się dać obronić w razie kontroli.
- Niepełna realizacja szkolenia w przyjętym trybie — jeśli szkolenie nie domyka wszystkich wymaganych elementów w ramach ustalonej organizacji, nawet zaliczenie części zdalnej nie zastępuje kompletnego procesu.
- Brak weryfikacji wiedzy (test/egzamin lub ocena) — jeżeli w procedurze przewidziana jest ocena/egzamin, szkolenie powinno zostać zweryfikowane również wtedy, gdy odbywa się w modelu online. Bez takiej weryfikacji trudniej wykazać spełnienie wymagań szkoleniowych.
- Braki w dokumentacji potwierdzającej odbycie szkolenia — braki w dokumentach (np. karta szkolenia wstępnego, protokoły/potwierdzenia udziału oraz wyniki testów/certyfikaty, jeśli są stosowane w procesie) utrudniają potwierdzenie, że szkolenie faktycznie zostało przeprowadzone i zweryfikowane.
- Niespójność danych w dokumentach — dokumentacja powinna jednoznacznie identyfikować pracownika i odpowiadać przebiegowi szkolenia oraz jego organizacji (co i w jakiej formie zostało zrealizowane). Niespójności zwiększają ryzyko zakwestionowania kompletności szkolenia.
- „Zrobione dla formalności”, mimo braku dowodów realizacji — sama obecność w systemie lub dostęp do platformy nie jest wystarczającym dowodem, jeśli brakuje potwierdzeń realizacji elementów oraz dokumentacji weryfikacji wiedzy przewidzianej w procedurze.
- Uciekanie od odpowiedzialności po stronie pracodawcy — pracodawca odpowiada za zapewnienie odbycia szkolenia BHP oraz za jego dokumentowanie. Przerzucenie całego procesu na stronę platformy bez kompletnej dokumentacji nie spełnia wymagań.
Niedopełnienie obowiązku zapewnienia odbycia i dokumentacji szkolenia BHP może skutkować nałożeniem kar przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). W praktyce braki w dokumentach i weryfikacji wiedzy zwykle prowadzą też do problemów podczas kontroli, a tym samym zwiększają odpowiedzialność pracodawcy.